[Pour le texte en français, cliquez ici]
Put in a full day of work without even leaving the house. You can save yourself the time and stress of the daily commute by working from home. Workplaces can save their sick days, reduce office space and parking requirements, and increase employee job satisfaction.
In the Office… Sometimes
Staff may be most interested in telecommuting if they can do so on a part-time basis, several days a week. Significant office space, heating and cooling cost reductions are still possible by offering ‘office hoteling’, where employees share office space and resources as needed.
It’s All in the Details
Guidelines will be needed so that it’s clear who at your office is eligible, and under what conditions. Management need to be on board, because the way that work gets evaluated at your workplace may need to shift to emphasize outcomes. Your workplace may also want to do a physical check of your home to ensure an ergonomically suitable, dedicated work space is available. Time and opportunities for face-to-face discussion will need to be scheduled, and will now be more important than ever.
We’ve Come a Long Way
But how do you know if you haven’t been measuring? It’s critical to know where your workplace is starting from to ensure future evaluation of a telecommuting program is accurate. Important measurements include increases in telecommuting, job satisfaction and productivity changes, greenhouse gas (GHG) emissions reductions, office space requirements, parking requirements, and so on.
Talking Tech
Once some of these factors have been addressed, the technology is available, and always improving. Current technology allows staff to communicate easily online or by phone and through video; have access to files and client contacts; share and collaborate on documents online; and maintain good communication with their management. You’ll need a secure connection to your work files with a Virtual Private Network (VPN), and a link to your work phone system with Voice-over IP or similar. Other handy items include a shared online calendar (think Google office), and the ability to videoconference (think Skype).
Want to know more? Here are some handy links:
Canadian Telework Association
www.ivc.ca
The Telework Coalition
www.telcoa.org
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TÉLÉTRAVAIL
Abattez une journée de travail complète sans même quitter la maison. Vous pouvez économiser du temps et réduire le stress du transport quotidien en travaillant à la maison. Les employeurs peuvent économiser des jours de maladie, réduire l’espace de bureau et de stationnement et améliorer la satisfaction professionnelle.
Au bureau… parfois
Les employés peuvent être fort intéressés à faire du télétravail s’ils peuvent s’y adonner à temps partiel, quelques jours par semaine. Des économies importantes d’espace de bureau, de chauffage et de climatisation sont possibles en offrant des bureaux à la carte où les employés partagent des espaces de bureau et des ressources au besoin.
Tout est dans les détails
Des lignes directrices doivent être élaborées afin d’établir clairement quels employés sont admissibles et à quelles conditions. La direction doit emboîter le pas, parce qu’il est possible que la méthode d’évaluation du travail de l’entreprise doive être adaptée pour mettre l’accent sur les résultats. Votre employeur pourrait également faire une vérification en personne de votre lieu de télétravail afin de s’assurer que votre bureau est ergonomique et situé dans un espace réservé au travail. Il faudra alors déterminer les moments et occasions pour avoir une discussion en personne, ce qui deviendra plus important que jamais.
On a fait bien du chemin
Mais comment mesurer les avancées si on ne sait pas d’où on part? Il est vital de savoir quel est le point de départ de votre entreprise afin d’évaluer avec plus de précision l’incidence d’un programme de télétravail. Parmi les mesures importantes, on compte l’augmentation du télétravail, la satisfaction professionnelle et les changements liés à la productivité, les réductions des émissions de gaz à effets de serre (GES), les exigences en matière d’espace bureau et d’espace de stationnement, et bien d’autres facteurs.
Parlons techno
Dès lors que certains de ces facteurs ont été pris en considération, la technologie est disponible et ne cesse de s’améliorer. La technologie actuelle permet aux employés de communiquer facilement en ligne, par téléphone, ou par vidéo; d’avoir accès aux dossiers et aux agents de liaison avec le client; de partager des documents et de participer à l’élaboration de ceux-ci en ligne; et de maintenir une bonne communication avec son employeur. Vous aurez besoin d’une connexion sécurisée pour travailler sur vos dossiers via un réseau privé virtuel (RPV) et d’un lien avec le système téléphonique du travail par voix sur IP ou un système similaire. D’autres outils, comme un calendrier en ligne partagé (pensez à Google Office) et la vidéoconférence (pensez à Skype), peuvent s’avérer utiles.
Vous voulez en savoir plus? Voici quelques liens utiles :
Association canadienne de télétravail (en anglais)
www.ivc.ca
The Telework Coalition (États-Unis)
www.telcoa.org
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